ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
PREFEITURA MUNICIPAL DE SANT?ANA DO LIVRAMENTO
?Palácio Moysés Vianna?
Unidade Central de Controle Interno
AUDITORIA ESPECIAL
RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 003/2011
PROCESSO UCCI N° 024/2011
ÓRGÃO: Setor de Patrimônio do Município e Secretaria de Obras
ASSUNTO: Patrimônio ? Bens Móveis, Viaturas, Equipamentos e Máquinas
No cumprimento das atribuições estabelecidas nos Arts. 31 e 74 da Constituição 
Federal, na Lei 4.242, de 27 de setembro de 2001, e demais normas que regulam as 
atribuições do Sistema de Controle Interno, referentes ao exercício do controle prévio, 
concomitante e posterior dos atos de gestão, e visando dar subsídios aos membros do Poder 
Legislativo, acerca da Auditoria Especial, realizada na Secretaria de Obras do Município, 
expedimos, a seguir, nossas considerações.
DAS PRELIMINARES:
Ocorre que, em 06/09/2011, a Unidade Central de Controle Interno recebeu o 
Oficio n° 039/11, da Câmara de Vereadores de Sant'Ana do Livramento (folha nº 002, do 
Processo UCCI N° 024/11), solicitando a intervenção deste órgão de controle interno, na 
apuração dos fatos referentes ao desaparecimento da carroceria de uma carreta de posse da 
Secretaria de Obras do Município, como segue:
?(... venho através deste solicitar a Vossa Senhoria, uma Auditoria Patrimonial na 
Secretaria de Obras, em virtude do desaparecimento de uma carreta doada em 
2005 pela Receita Federal, há necessidade de uma conferencia geral nos bens a 
disposição naquele órgão....)?.
Outrossim, cabe salientar que fica, desde já, estabelecido que, das rotinas de 
trabalho adotadas pela UCCI, cabe, primordialmente, apontar e fiscalizar irregularidades e que 
o atendimento às consultas ou informações, em nenhuma situação, constitui prejulgamento de 
fato ou caso concreto, conforme dispõe o art. 5º, § 3º, do Regimento Interno desta UCCI.
DO RELATÓRIO:
Visando buscar um maior aprofundamento sobre a gestão dos bens públicos, 
voltada ao controle físico e funcional, este trabalho de auditoria procurou abordar o patrimônio 
aplicado à Administração Pública, mais especificamente, à estrutura da Secretaria Municipal 
de Obras, envolvendo aspectos de registro e controle.
 
O objetivo da análise deste item é conhecer e avaliar os níveis de segurança e de 
confiabilidade dos controles exercidos pela Administração sobre os bens permanentes, com 
vistas à preservação e conservação de tais ativos. Da mesma forma, objetiva a verificação da 
correção dos lançamentos contábeis e administrativos, de modo que os balanços reflitam a

real composição dos seus valores. Também, visa avaliar a utilização econômica e racional de 
tais itens, por parte da Administração.
Analisando os autos do Processo UCCI nº 024/11, verificamos que este órgão de 
controle já havia solicitado a tomada de providências (Notificação UCCI nº 021/2011) pela 
Administração Municipal, no sentido que as Secretarias Municipais procedessem a 
implantação do programa de regularização, registro, manutenção e controle do Patrimônio 
Público Municipal, inclusive, com a correta escrituração junto à Contabilidade, o que, até o 
presente momento, não restou atendido.
 
Foram realizadas requisições de documentos, entrevistas com servidores e 
diligências para que estes auditores pudessem se manifestar a respeito da situação 
patrimonial da Secretaria Municipal de Obras ? SMO, sendo que, no final deste processo, foi 
apurado o que segue:
QUANTO AOS BENS MÓVEIS:
1.Não existe regulamento interno para o Setor de Patrimônio;
2.O controle de patrimônio não é informatizado, sendo que o Chefe do Setor de Patrimônio 
Municipal relatou que, somente em setembro de 2011, recebeu equipamentos de informática 
para poder executar o seu trabalho com eficiência;
3.Verificamos que a Administração não elabora os registros sobre a responsabilidade da 
guarda dos bens permanentes, nos termos estabelecidos pelo artigo 94, da Lei Federal nº 
4.320/64;
Art.94. Haverá registros analíticos de todos os bens de caráter permanente, com 
indicação dos elementos necessários para a perfeita caracterização de cada um 
deles e dos agentes responsáveis pela sua guarda e administração;
4.Na entrada de produtos no patrimônio, não se registra o comprovante fiscal;
5.Junto ao Setor de Patrimônio do Município e ao Setor de Patrimônio da SMO, constatamos 
que os registros não contêm espécie, tipo, modelo, origem, marca, valor e localização, 
conforme as disposições dos artigos 95 e 96, da Lei Federal nº 4.320/64, e declaração firmada 
pelo servidor responsável pela guarda dos bens.
Art. 95 A contabilidade manterá registros sintéticos dos bens móveis e imóveis.
Art. 96. O levantamento geral dos bens móveis e imóveis terá por base o 
inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos da 
escrituração sintética na contabilidade.
6.Não há rotina de verificação da exata localização dos bens descritos;
7.O Setor de Patrimônio da SMO não mantém relação dos bens patrimoniais sob sua 
guarda;
8.Não há Termo de Responsabilidade devidamente assinado pelo responsável;
9.Na SMO, não é feito inventário físico periódico;
10.As baixas dos bens, decorrentes de desaparecimento, quebra, alienação (venda, doação, 
etc.), não são processadas em observância à legislação vigente e previamente autorizadas

pela autoridade competente. Conforme relato do Chefe do Setor de Patrimônio Municipal, as 
Secretarias não informam ao setor para as devidas providências;
11.Não existe controle da utilização, por particulares, dos bens públicos;
12.As diferenças detectadas em inventário não são apuradas em sindicância;
13.Os setores não dispõem de orientação de formulários de transferência de bens 
patrimoniais;
14.As transferências de bens não são registradas em patrimônio;
15.As chefias não possuem listas de bens sob sua responsabilidade;
16.O Setor de Patrimônio da Prefeitura e da Secretaria Municipal de Obras não possuem a 
assinatura de todos os responsáveis por bens patrimoniais;
17.Constatamos que os bens não são recebidos e conferidos no Almoxarifado e, após, 
encaminhados ao Setor de Patrimônio;
18.Grande parte dos bens doados ou cedidos para o Município não passa para registro no 
Almoxarifado;
19.Não existe documentação de todos os bens móveis cedidos à Secretaria;
20.Todas as reformas, melhorias e manutenções não são comunicadas ao Setor de 
Patrimônio e, portanto, este não as comunica à Contabilidade;
21.Os bens inservíveis não são recolhidos ao Almoxarifado e tampouco é realizado controle 
dos mesmos;
22.Não existem regras formais de desfazimento dos bens;
23.Não existe guarda adequada das ferramentas com carga individual de responsabilidade.
QUANTO AOS VEÍCULOS, MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS:
1.Existe Instrução Normativa ? IN UCCI Nº 002/2003 ? orientando quanto à correta 
administração, controle e utilização da frota de veículos e máquinas. Ainda assim, a Secretaria 
de Obras não atende a Instrução Normativa;
2.Inexistem controles sobre a movimentação de máquinas, equipamentos e de veículos, com 
informações relativas ao motivo do deslocamento, quilometragem e itinerários percorridos, 
horários de saída/chegada, visto de quem utilizou o veículo/máquina, dados sobre 
abastecimentos e reparos efetuados, etc.;
3.Constatamos que a Secretaria não mantém controle individualizado para cada 
veículo/máquina, no qual fique demonstrado o seu custo de manutenção, compreendendo 
informações sobre serviços, peças e abastecimentos efetuados, assim como eventuais datas 
de saída e retorno de oficinas de conserto;
4.Não existe ocorrência de utilização dos veículos/máquinas e equipamentos fora do objeto 
de serviço;

5.Quando perguntado aos servidores Ivo Duarte, responsável pela documentação dos 
veículos; Narciso Antônio Vieira Soares; Moisés Dutra de Moraes e Flávio Rodrigues dos 
Santos; todos da Secretaria Municipal de Obras, se os veículos ou máquinas são conduzidos 
ou operados exclusivamente por servidores legalmente habilitados e investidos em cargos que 
prevem o exercício dessa atribuição, responderam que não tinham conhecimento;
6.Os veículos/máquinas e equipamentos não se encontram segurados contra a ocorrência 
de acidentes, roubo e fogo;
7.São emitidas autorizações para abastecimento dos veículos, constando a quantidade de 
litros de combustível, data, placa do veículo, assinatura do motorista. Todavia, não consta a 
assinatura do responsável pela autorização do abastecimento, bem como do responsável pelo 
setor;
8.Segundo relato dos servidores da SMO entrevistados, todos os veículos e máquinas 
possuem mecanismo de controle (funcionando) referente à quilometragem e às horas 
trabalhadas. Entretanto, ocorre de haver veículos que se apresentam para abastecimento com 
equipamentos de medição de quilometragem com defeito, os quais são abastecidos 
normalmente, ?pois a ordem vem preenchida?. Outrossim, não são apontados por todos os 
operadores e motoristas, em cada utilização, o quilômetro ou a hora inicial dos trabalhos, a 
finalidade de utilização do veículo e o quilômetro ou a hora final dos trabalhos;
9.As manutenções internas e contratadas com terceiros não são registradas e levadas ao 
registro do controle patrimonial;
10.Quanto à manutenção periódica dos veículos, máquinas e equipamentos, comprovamos 
que não existe uma periodicidade do controle, nem uma lista de itens a verificar;
11.Quanto aos motoristas, alguns não possuem habilitação e treinamento compatíveis com as 
suas tarefas;
12.Não existe controle do dia de vencimento das habilitações (CNH) dos motoristas;
13.Não são controladas as pontuações decorrentes de multas de trânsito.
A função de controle patrimonial, engloba as atividades de recepção, registro, 
controle, utilização, guarda, conservação e desfazimento dos bens permanentes da Instituição, 
no que diz respeito aos bens móveis.
Todos os anos, o poder público, em suas diversas atividades, destina significativa 
parcela de recursos à aquisição de materiais que serão utilizados com as mais diferentes 
finalidades, visando o atendimento da população. São bens móveis e  imóveis,  bens de 
consumo e material permanente, bens corpóreos e  incorpóreos, que o município deve gerir, 
utilizando-os para os objetivos públicos, conservar e controlar, evitando deterioração, desvio e 
extravio.
Todo esse conjunto de materiais constitui o patrimônio público, o qual foi 
adquirido com recursos da sociedade. Custou dinheiro e deve ser tratado como se dinheiro 
fosse.
A vulnerabilidade aos desvios de materiais para outros fins, que não o público, ou 
mesmo, as perdas e danos que possam ocorrer, pode levar o responsável a uma posição difícil 
perante a sociedade, pois não terá condições de apresentar provas concretas de haver

cumprido com dignidade o compromisso de bem gerir os bens, serviços e interesses da 
comunidade.
No gerenciamento do material, é fundamental ter, sempre, em mente que, a 
qualquer momento, poderão ser solicitadas as informações, tais como: destino de determinado 
material, custo unitário, quantidade aplicada e controle integral.
A falta de elementos necessários ao pronto atendimento de solicitações desse 
gênero pode levar o administrador à incômoda situação de estar sob suspeita no cumprimento 
de seus deveres. O gerenciamento de material tem sido, nos últimos anos, um dos mais 
importantes parâmetros no julgamento do administrador. Não raros os casos levados à justiça 
onde são pedidas prestações de contas da utilização de materiais, ora pelos preços abusivos 
das compras, ora pelo excesso de quantidade consumida, ora por suspeita de desvios.
Os procedimentos de controle dos veículos e máquinas nos entes públicos têm 
uma grande importância, pois dizem respeito ao controle de custos e permitem o controle do 
uso.
Visando a atender às exigências legais, ao planejamento e ao Princípio da 
Economicidade, impõe-se manter o controle diário sobre a movimentação das máquinas e 
veículos de representação e serviço. Para tanto, cabe à Administração implantar o controle 
individualizado de cada veículo e máquina, objetivando, especialmente, obter: o seu custo de 
manutenção, compreendendo informações sobre serviços, peças e abastecimento efetuados; 
o uso adequado, mediante registro do motivo do deslocamento, quilometragem e itinerários 
percorridos, horários de chegada/saída; identificação de quem utilizou o veículo e máquina, 
assim como eventuais datas de saída e retorno de oficinas em razão de conserto.
A instituição do Diário de Bordo para o registro dos atos e fatos acima referidos, 
assim como a expedição de ato normativo regulamentar, determinando procedimentos a serem 
adotados pelo encarregado do setor e pelos motoristas e operadores de máquinas, como o de 
verificar, ao início de viagem, as condições de trafegabilidade dos veículos, no que concerne à 
parte mecânica, combustível, equipamentos obrigatórios, são de relevância para efetivo 
controle da responsabilidade administrativa, assim como do custo e uso do parque viário, 
permitindo ao gestor saber, ainda, se os veículos e máquinas estão, por exemplo, consumindo 
dentro de uma normalidade de quilometro por litro. A elaboração de relatórios gerenciais a 
partir do acompanhamento diário, através da caderneta, permite a tomada de decisões para a 
melhor gestão desses bens.
Através do Relatório Gerencial, é possível proceder ao exame minucioso sobre o 
desempenho da frota, mediante verificação relativa à manutenção de veículos e máquinas. 
Eventual custo excessivo recomendará a desincorporação do seu Patrimônio ou a adoção de 
medidas saneadoras. Também propiciará a verificação das horas trabalhadas, a 
quilometragem inicial e final percorrida em cada mês, os abastecimentos efetuados, o custo 
das peças substituídas e dos serviços realizados em cada veículo e máquina. Essas 
informações poderão, inclusive, auxiliar na elaboração de tabelas de valores para estabelecer 
o valor da hora/máquina na prestação de serviços por maquinário pertencente ao ente público.
Os apontamentos feitos pelo Tribunal de Contas do Estado do RS, quando da 
realização das auditorias nos Municípios, servem como referencial para demonstrar a 
relevância da efetivação dos procedimentos de controle nessa área. São apontadas:
?_ inexistência de controle diário sobre a movimentação das máquinas e dos 
veículos oficiais e reparos efetuados;

_ inexistência de controle individualizado, no qual fique demonstrado o seu custo 
de manutenção e, consequentemente, não são elaborados relatórios gerenciais.?
Outras falhas verificadas são:
?_ exame dos abastecimentos, se são realizados em postos particulares ou em 
bombas próprias das unidades auditadas;
_ verificação se existem réguas de aferição compatíveis com o tipo de tanque 
utilizado;
_ testes referentes às medições periódicas e conferência do estoque físico, em 
confronto com os registros mantidos;
_ averiguação se esse controle evidencia diariamente o estoque final e as 
entradas e saídas?.
O bom funcionamento de um sistema de controle interno e de custos supõe, 
assim, a existência de controle individualizado de máquinas e veículos. As entidades públicas 
que possuem estrutura organizada de controle cumprem a legislação em vigor e também 
aplicam as novas Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público, aprovadas 
em 2009 e com vigência a partir de 2010, especialmente a NBCT 16.2, que, dispondo sobre o 
Patrimônio e Sistemas Contábeis, acresce aos quatro subsistemas contábeis existentes, o 
quinto subsistema, que é o de Custos, e a NBCT 16.8, que trata de normas do Controle 
Interno.
Assim sendo, esta Unidade de Controle Interno vem acompanhando, de forma 
contínua,  os bens patrimoniais da Prefeitura e, infelizmente, tem-se deparado com uma série 
de irregularidades, tais como as descritas acima.
DAS CONCLUSÕES:
Face ao exposto, temos que:
a) Há necessidade urgente de um acompanhamento mais rigoroso, por parte da 
Administração, em relação aos seus Bens Patrimoniais. A responsabilidade pela guarda dos 
bens públicos deverá ser encarada com maior rigor do que àquela dedicada a um bem 
particular;
b) A organização de um serviço eficiente no gerenciamento de materiais, além de dar à 
Administração uma grande margem de segurança em defesa da idoneidade administrativa, 
constitui também exigência legal, constante da Lei Federal 4.320/64, artigo 106, para a 
Administração Pública;
c) A administração deve dedicar grande parte de sua atenção às atividades de manutenção e 
conservação de bens móveis e imóveis. O Sr. Prefeito Municipal deve estar sensibilizado para 
tal, exigindo a elaboração de planos de manutenção e conservação e liberando as dotações 
necessárias para que os mesmos sejam executados. Essa é uma atividade que vem 
recebendo pouca atenção do Executivo Municipal. Antes de se adquirir um bem móvel ou de 
se edificar em qualquer imóvel, é necessário perguntar quanto custarão sua operação e sua 
manutenção;
d) É de boa norma administrativa que se faça um inventário nas Secretarias Municipais ou nos 
setores de trabalho, sempre que houver mudança de chefia. Deve-se, também, adotar a norma 
de que nenhum servidor poderá ser dispensado da Prefeitura, a pedido ou não, sem que 
ocorra verificação do material que está sob sua guarda;

e) Implantação, de imediato, da Instrução Normativa  UCCI Nº 002/2003, que trata dos 
procedimentos na utilização e circulação de veículos e máquinas da frota municipal;
f) A curto prazo, a Prefeitura já tendo realizado, em 2008, uma Concorrência Pública para 
aquisição de um software para a ?Gestão Pública Municipal?, onde foram licitados vários 
módulos entre eles o de ?Compras e Licitações?, ?Patrimônio Público? e ?Materiais ? 
Almoxarifado?, sendo que tais módulos devem funcionar, com atendimento aos diversos 
setores, de forma interligada e integrada. Recomendamos, portanto, a aquisição dos módulos 
acima descritos, com urgência, devido ao descontrole que constatamos na SMO e na 
Prefeitura em geral;
g) A curto prazo, com a finalidade de orientar as Unidade Administrativas, definir, fixar e 
padronizar procedimentos destinados à gestão patrimonial, compreendendo o seu registro, 
controle, guarda e manutenção, elaboramos o ?Manual de Procedimentos Administrativos 
e Operacionais ? Patrimônio?, que segue anexo a este relatório para implantação na 
Prefeitura Municipal. Os procedimentos apresentados no presente manual estão em perfeita 
sintonia com as exigências legais, cumprindo integralmente os artigos 15, 94, 95, 96 e 106 da 
Lei 4320/64, e devem ser utilizados por processo mecânico, podendo, no entanto, ser 
utilizados por processamento de dados, desde que o software adotado forneça todas as 
informações exigidas pelo artigo 94, da Lei 4320/64;
h) A médio ou longo prazo, conforme a disponibilidade econômico/financeira da Administração, 
dentro de um planejamento efetivo e formal, a necessidade de centralizar em local próprio, 
adequado e estruturado conforme as normas de manutenção, armazenamento e conservação 
de bens e equipamentos públicos, um Almoxarifado  e Patrimônio Central capaz de otimizar e 
distribuir com economicidade e eficiência os bens e materiais disponíveis; 
i) Quanto ao desaparecimento da carroceria de uma carreta, marca RONDON, doada pela 
Receita Federal à Secretaria de Obras do Município, tal fato encontra-se em fase de apuração 
pela Polícia Civil, sendo que cabe a este órgão de controle aguardar o fim do inquérito e, após, 
verificar quais medidas serão tomadas pela Administração Municipal.
É o relatório.
Sant?Ana do Livramento, 18 de outubro de 2011.
Marcos Luciano de Jesus Peixoto ? CRC/RS 67.775 
Técnico de Controle Interno ? Matr. 218766
Teddi Willian Ferreira Vieira ? API/21.874-8
Assessoria Jurídica da UCCI
  DATA E VISTO DA CHEFIA DA UNIDADE CENTRAL DE CONTROLE INTERNO:
 ____/____/____ ________________________________________
Adm. Sandra Helena Curte Reis ? CRA/RS 19.515
      Chefe da UCCI ? Matr. 218782